Khi thực hiện một dự án, có thể bạn cần phải đánh giá tiến độ của bạn đối với quản lý, cổ đông hoặc thậm chí để nhận tài trợ. Để chính xác và kỹ lưỡng, tạo một business case là một cách tuyệt vời để xác định cách giải quyết tình trạng dự án của bạn. Vậy business case là gì? Bài viết này Onemore Agency sẽ trình bày chi tiết từng phần của một business case, đồng thời cung cấp mẫu và ví dụ về business case.
>> Xem thêm:
- Media Agency là gì? Tầm quan trọng của Agency Media
- Chiến lược kinh doanh | Cách xây dựng thương hiệu doanh nghiệp
Business case là gì?
Business case là gì? Business case là một đề xuất được viết để thông báo cho những người quyết định về các vấn đề kinh doanh và thuyết phục họ đưa ra quyết định thuận lợi cho doanh nghiệp. Business case được phát triển trong giai đoạn đầu của một dự án và trình bày tất cả các yếu tố cần thiết để quyết định xem có đáng tiếp tục dự án đó hay không.
Việc chuẩn bị một business case bao gồm việc đánh giá lợi ích, hạn chế, chi phí và rủi ro của doanh nghiệp của bạn để xác định xem những thứ này có góp phần vào tầm nhìn của bạn không. Với những kết quả này, business case tổng hợp tất cả các yếu tố liên quan để ban quản lý điều hành có thể quyết định liệu dự án có nên tiếp tục hay không.
Cách viết một business case
Một business case có thể được phân thành bốn phần khác nhau.
Tóm tắt điều hành
Tóm tắt điều hành là phần đầu tiên và là một tóm tắt ngắn gọn về toàn bộ business case. Nó cung cấp thông tin quan trọng về dự án và truyền tải “câu chuyện” của dự án – nguồn gốc, động cơ, chức năng, v.v. Đây không nên là nhiều hơn một đoạn văn. Bạn sẽ có cơ hội mở rộng trong các phần tiếp theo.
Phần tài chính
Chức năng của một business case là gì? Chức năng của phần này là chuẩn bị tình hình tài chính hiện tại cho những người có trách nhiệm phê duyệt nguồn tài trợ. Nó được viết thành hai phần:
- Đánh giá tài chính: Đây là một đánh giá khách quan về tính khả thi và sức mạnh tài chính của dự án của bạn. Đánh giá của bạn nên xác định tất cả những tác động tài chính và cho phép so sánh giữa chi phí dự án và lợi ích dự báo. Thực chất, đánh giá tài chính đảm bảo dự án có thể chi trả và xem xét tất cả các chi phí.
- Phân tích nhạy cảm: Phần này đề cập đến rủi ro của dự án. Nó xem xét các kết quả thay thế bằng cách đo lường tác động lên các kết quả của dự án, cũng như các giả định về thay đổi giá trị trong trường hợp không chắc chắn.
Định nghĩa dự án
Đây là phần lớn nhất của business case và được thực hiện vì lợi ích của nhà tài trợ dự án, các bên liên quan và nhóm dự án. Một số phần tạo nên phần này được liệt kê như sau:
Thông tin nền tảng
Phần này đưa ra một giới thiệu rõ ràng về business case và dự án của bạn. Nó nên bao gồm một tóm tắt ngắn gọn về lý do tại sao dự án của bạn được phát triển ban đầu. Điều này có thể do một vấn đề nảy sinh, một cơ hội trong doanh nghiệp của bạn hoặc thay đổi hoàn cảnh.
Mục tiêu kinh doanh
Mục tiêu của business case là gì? Mục tiêu kinh doanh mô tả lý do tại sao bạn thực hiện dự án. Mục tiêu kinh doanh nên đề cập đến mục tiêu của dự án của bạn là gì, những gì cần để vượt qua bất kỳ vấn đề nào và cách dự án của bạn sẽ hỗ trợ chiến lược kinh doanh.
Lợi ích và hạn chế
Phần này mô tả lợi ích tài chính và phi tài chính của dự án của bạn, và mục đích của nó là để giải thích tại sao bạn cần dự án đó. Khi làm điều này, hãy bao gồm động cơ cho dự án của bạn và cách những lợi ích này sẽ giúp hoàn thành mục tiêu của bạn. Và tất nhiên, cùng với lợi ích, hãy chắc chắn bao gồm bất kỳ hạn chế nào, vì chúng có thể gây nguy cơ cho dự án của bạn.
Xác định và chọn lựa phương án
Đối với phần này, xác định chi tiết các giải pháp tiềm năng cho các vấn đề của bạn. Vì hầu hết các vấn đề có nhiều giải pháp, thường cần thực hiện một đánh giá lựa chọn phương án. Mục đích của việc này là khám phá các giải pháp tiềm năng và đề xuất phương án tốt nhất. Khi dự án của bạn tiến triển, một số phương án sẽ bị loại bỏ và danh sách của bạn sẽ ngắn đi. Business case cuối cùng của bạn có thể chứa một danh sách rút gọn các phương án mẫu, lý tưởng là từ ba đến năm phương án.
Phạm vi, tác động và sự phụ thuộc
Trong phần này, bạn phải mô tả công việc cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh. Nó cũng xác định các chức năng kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án của bạn. Phần này sẽ chi tiết những gì được bao gồm và không được bao gồm trong dự án của bạn, cũng như các phụ thuộc chủ yếu với bất kỳ dự án nào khác.
Kế hoạch tóm tắt
Đây là một tóm tắt về lịch trình, thời gian và các nhiệm vụ của dự án. Nó liệt kê những đầu ra chính và bao gồm một mô tả dự án ngắn gọn, cùng với trách nhiệm cho mỗi hoạt động. Lý tưởng nhất, dự án của bạn nên được chia thành các giai đoạn với các quyết định quan trọng điều tiên trước mỗi giai đoạn, giống như một dòng thời gian.
Đánh giá thị trường
Mục đích của việc đánh giá thị trường là cung cấp một đánh giá toàn diện về ngữ cảnh kinh doanh. Phần này cho phép bạn làm rõ những gì đang xảy ra trong ngành của bạn, giúp xác định cơ hội và đối thủ cạnh tranh.
Lựa chọn và đề xuất
Phần cuối cùng của business case là gì? Kết thúc một business case là nơi bạn đề xuất một phương án và lựa chọn. Bạn sẽ đưa ra các lựa chọn với lý do hợp lý và rõ ràng cho sự lựa chọn của bạn. Bạn cũng nên đề xuất một kế hoạch thực hiện dự án, bao gồm lịch trình, nguồn lực và bước tiếp theo.
Vai trò của Business case là gì?
Business case đóng vai trò quan trọng trong quá trình quyết định và thực hiện dự án. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của Business case:
Xác định sự cần thiết
Business case giúp xác định xem một dự án có xứng đáng và cần thiết để đầu tư không. Nó đưa ra các lập luận về lợi ích kinh tế, lợi ích phi tài chính và tác động chiến lược mà dự án có thể mang lại cho tổ chức.
Định rõ mục tiêu và phạm vi
Business case giúp xác định rõ mục tiêu của dự án và phạm vi hoạt động. Nó đảm bảo rằng mục tiêu được đặt ra là rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được.
Đánh giá tài chính
Business case đưa ra một phân tích tài chính chi tiết về dự án, bao gồm chi phí ước tính, lợi nhuận dự kiến và mức độ đầu tư trả về. Nó giúp các quyết định về đầu tư được đưa ra dựa trên dữ liệu tài chính chính xác và minh bạch.
Định rõ rủi ro và quản lý rủi ro
Business case nhận diện và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Nó đề xuất các biện pháp quản lý rủi ro để giảm thiểu tác động tiêu cực và tăng khả năng thành công của dự án.
Xác định lợi ích và giá trị
Business case định rõ các lợi ích kỳ vọng và giá trị mà dự án sẽ mang lại cho tổ chức. Nó xác định cách dự án sẽ cải thiện hiệu suất kinh doanh, tăng cường cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Hỗ trợ quyết định
Business case cung cấp các thông tin và phân tích cần thiết để hỗ trợ quyết định về việc đầu tư và triển khai dự án. Nó giúp đảm bảo rằng quyết định được đưa ra dựa trên cơ sở thông tin đầy đủ và đáng tin cậy.
Theo dõi và đánh giá
Business case cung cấp một cơ sở để theo dõi và đánh giá hiệu quả của dự án. Nó cho phép so sánh giữa kết quả thực tế và kỳ vọng ban đầu, từ đó đánh giá mức độ thành công của dự án và đưa ra điều chỉnh cần thiết.
Với vai trò quan trọng của mình, Business case đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ trong việc ra quyết định và đảm bảo sự thành công của dự án kinh doanh. Bài viết trên là bài chia sẻ của Onemore Agency về chủ đề Business case là gì. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết tại Onemore.
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: 264 Nguyễn Tri Phương, P. Thạc Gián, Q. Thanh Khê, TP Đà Nẵng
- Điện thoại: 0964 747 979
- Email: [email protected]
- Website: https://onemore.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/onemore.jsc
Bài viết liên quan
